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15 Mar Trouver facilement et rapidement un document archivé constitue la problématique centrale de toute entreprise. Pour l'aider dans cette démarche, des entreprises comme AGS avec son pôle Archivage proposent d'optimiser la gestion documentaire des archives. Avec à la clé une solution efficace qui présente bien des avantages. 1. QUAL'NET : Gestion documentaire et Workflow QSE: des nouvelles solutions en Qualité et Sécurité - Qualité références. Une garantie de conformité avec la loi La conservation des archives n'est pas qu'un jeu d'enfants! Opter pour une gestion réfléchie et efficiente permet aux entreprises et aux institutions de se trouver en conformité avec la loi. D'autant plus que la conservation représente pour certaines un véritable casse-tête, car la durée légale varie en fonction du type de documents (entre un an pour la comptabilisation des horaires des salariés à 30 ans pour un contrat d'acquisition d'un bien immobilier). Grâce à une meilleure maitrise de l'information et des processus documentaires, les sociétés améliorent la qualité de leur gestion documentaire et réduit le nombre de cas de non-conformité.
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8 – Compter sur les bonnes personnes lors des réunions Les réunions de conception et de cartographie des processus doivent rassembler exclusivement sur le personnel travaillant sur le processus analysé ou en lien direct avec celui-ci. Ces personnes, grâce à leurs expériences respectives, seront en mesure de contribuer à la réunion et d'émettre des avis pertinents. Jetez un coup d'oeil à l'article: 11 étapes pour apprendre à faire une cartographie des processus métiers. 9 – Déterminer le niveau d'information en profondeur Veillez à ne pas trop détailler la documentation. Pour cela, reprenez connaissance des objectifs que vous souhaitez atteindre. Gestion documentaire qualité sur. Gardez à l'esprit qu'il existe un niveau d'information nécessaire et suffisant auquel risque de s'ajouter des éléments inutiles. Il est fortement recommandé pour parvenir à un consensus sur la documentation finale de réunir les équipes aussi souvent que nécessaire plutôt que d'essayer de trouver un accord en une seule réunion qui pourrait devenir interminable et source de démotivation pour les équipes.