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Il est également utilisé pour faire des visioconférences. Cet outil permettra au chef de projet et à son équipe de communiquer et d'échanger sur le déroulement du projet par le biais d'une conférence à distance. C'est comme une réunion en salle, sauf qu'avec ce logiciel, les participants sont devant leur écran d'ordinateur chez eux. Le chef de projet pourra, par cette occasion, donner des directives aux membres de son équipe pour une meilleure gestion de son projet. Trello Trello est également un outil utile au travail à distance. Il permet une meilleure organisation des tâches, que ce soient celles du chef de projet ou celles de ses collaborateurs. Cet outil de gestion de projet en ligne aide ainsi à mettre en place un travail en équipe efficace, ce qui contribue à la bonne gestion du projet. Dropbox Dropbox est un service qui permet de stocker et de partager des fichiers en ligne. Le chef de projet a également besoin d'un tel outil pour pouvoir échanger des documents avec son équipe, toujours dans le cadre du bon déroulement du projet qu'il gère.
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Vous pouvez aussi laisser la possibilité de bloquer directement un créneau dans votre agenda (ex: Calendly). Une communication instantanée Selon la nature des projets à gérer et/ou de votre secteur d'activité, il est également pertinent d'avoir un chat ouvert en permanence avec tous les membres de l'équipe. Ainsi si quelqu'un a un problème ou une question à poser, il n'a qu'à la mettre dans l'espace de chat en ligne. L'outil favori des équipes informatiques ou des startup reste « Slack ». Outre le chat par canal de discussion, il vous permet également d'automatiser des tâches. Des objectifs clairs pour une gestion de projet plus efficace en télétravail Le dernier conseil est que vos objectifs doivent être clairs. Même si on fait de son maximum pour que la communication ne soit pas entachée en télétravail, vos échanges sont moins fréquents que dans un bureau. Il est alors primordial que les objectifs soient précis et compris par chacun. Nous évitons ainsi les moments de latence. Avec un outil comme Nutcache, il est possible de mettre en place une liste de tâches à accomplir.
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Il n'est pas bon de faire simplement acte de présence. Même à distance, il faut avoir une réelle organisation. La principale méthode est de mettre en place quelques règles simples (par exemple, que tout le monde allume sa caméra, ne pas faire autre chose à côté …). NB: si vous avez besoin de mettre à niveau vos connaissances en lien avec cet article, nous vous proposons de regarder ces 3 formations: fondamentaux de la gestion de projet, gestion d'un projet numérique et manager à distance.
Que ce soit en cas de problème, en cas de question ou pour avoir la confirmation de quelconques informations. Il faut surtout veiller à ce que les informations transmises soient les plus claires et précises possibles. Au risque qu'il y ait des incompréhensions, venant retarder l'avancement de votre projet. Ou même remettre en cause sa réussite. Ainsi pour faciliter vos échanges, des outils pour optimiser votre communication ou le partage documentaire, sont à votre disposition: Slack, Acollab, Discord, Teams, … Vous pouvez y créer des groupes afin de centraliser vos échanges et les documents partagés. Parmi ces échanges, il ne faut pas oublier les réunions auxquelles on consacre généralement beaucoup de temps. À distance, elles sont plus difficiles à mettre en place, mais restent tout de même importantes. Alors, il faut prévoir des moments dans la semaine pour échanger et faire des points sur votre projet avec votre équipe. Attention cependant à ne pas tomber dans le cercle vicieux de la réunionite.
À lire aussi: 6 astuces pour bien préparer un entretien d'évaluation à distance Fixer un calendrier et des délais Le travail à domicile peut parfois faire perdre la notion du temps et nuire à l'efficacité de votre équipe. C'est pourquoi il est important de fixer des objectifs et des deadlines clairs et précis, pour renforcer la motivation de vos collaborateurs. intègre un aperçu de calendrier qui vous permet de communiquer clairement et visuellement les délais de réalisation des diverses missions de vos collaborateurs. Ainsi, chacun voit ses missions et le temps qu'il a pour les réaliser. Vous disposez d'une vision globale de l'avancée du projet dans le temps. Donner un aperçu clair du projet et de son avancée Votre équipe doit être en mesure de visualiser clairement vos objectifs et garder en tête votre mission globale pour rester motiver. Informez-la régulièrement de votre avancée sur le projet. De cette manière, chacun reste concentré sur la tâche à accomplir et a l'impression de faire partie de l'effort commun pour atteindre l'objectif final.
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