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Tuesday, 23 July 2024

Les projets archivés se concentrent de plus en plus sur la traçabilité des informations. Quelle est la différence la traçabilité et l'archivage d'un document? La traçabilité des documents papier est généralement due à leur contenu. La signature, la date et les commentaires prouvent qu'il s'agit du document original, ainsi que l'auteur et la source du document. Il faut noter que pour les documents électroniques, la traçabilité devient plus compliquée. Dans ce cas il est recommandé de définir un indicateur autour du document pour avoir des traces pour prouver l'authenticité du document. Quant à l'archivage, ce dernier consiste à trier, organiser, classer, conserver et sécuriser les informations. L'archivage permet de concevoir et mettre en œuvre un plan de classement pour garantir que les tiers autorisés peuvent accéder aux fichiers. Selon les règles en vigueur, ce dernier qu'il soit physique ou numérique, doit être organisé dans le respect de l'ergonomie, en tenant compte du développement prévisible des activités et en garantissant la sécurité et la confidentialité des informations.

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Cette traçabilité permet de connaître à tout moment ce qui s'est passé dans le système et qui a réalisé cette opération. Dans le cadre des archives papier, l'audit est utilisé pour des raisons métiers et juridiques associées à la traçabilité des produits, …. L'audit-trail est utilisé dans le cadre des archives électroniques pour les besoins associés à la journalisation fonctionnelle et technique de l'application et intégré au journal de traçabilité du cycle de vie de l'archive (journal NF Z 42-013). Une traçabilité normative avec le journal du cycle de vie de l'archive [4] Dans le domaine de l'archivage des documents électroniques, un journal de traçabilité des événements en conformité par rapports aux exigences de la norme NF Z 42-013:2009 est également mis en place. La journalisation Spark Archives est également conforme avec les éléments indiqués dans la « Note d'information DGP/SIAF/2014/005 en date du 8 juillet 2014 relative à la journalisation des événements ». Le journal du cycle de vie des archives est généré de manière asynchrone selon la périodicité souhaitée et a minima quotidiennement.

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Connaître l'origine des produits que vous consommez. La traçabilité est aujourd'hui une technique indispensable qui permet de connaître toutes les informations d'un produit liées à sa fabrication jusqu'à sa destruction (consommation). Définition: qu'est-ce que la traçabilité? La traçabilité est une technique qui permet de retrouver l'historique, l'utilisation et la composition de produits industriels ou alimentaires à partir de la chaîne de production jusqu'à la chaîne de distribution et de consommation. Les produits qu'ils soient alimentaires ou industriels sont donc suivis tout au long de leur durée de vie au moyen d'une identification enregistrée (ISO 8402). La traçabilité permet ainsi l'identification de: toutes les étapes du parcours de fabrication du produit, la provenance des composants et des fournisseurs, des lieux où le produit ou les composants ont été entreposés, tous les contrôles effectués sur le produit et ses composants, tous les échanges commerciaux entre les différents grossistes, fournisseurs et revendeurs, tous les équipements utilisés pendant le cycle de fabrication, tous les clients qui ont consommé le produit.

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Quels risques sont encourus par les entreprises? Dans les années 2000, à l'heure où l'outil informatique faisait ses débuts, la transmission des documents était simple. Un document était écrit sur papier, signé ou tamponné, mis sous pli puis expédié. Le destinataire décachetait ensuite l'enveloppe qui garantissait une certaine confidentialité et intégrité des informations. Sans pour autant être entièrement sécurisé, ce système rendait la fraude plus complexe. A l'heure actuelle, c'est devenu un jeu d'enfant de scanner ou imiter un logo, un papier entête, un tampon ou même de créer des fausses factures tout aussi convaincantes que les vraies et de les expédier par mail sous une fausse identité. Un email peut également en quelques clics être transmis, mis en copie cachée, intercepté et modifié. La sécurité des emails, leur traçabilité, l'intégrité de leur contenu ou encore de l'identité de l'émetteur sont ici enjeu. Pour y répondre, différents procédés de chiffrement et de signature électronique ont été mis en place.

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3 Documents annexes Informations concernant les examens sérologiques pré- et post-transfusionnels Antécédents de transfusion Antécédents immunologiques (grossesse, greffe... ) Eléments relatifs à l'information du patient 2. Prescription de produit sanguin labile Un exemplaire est transmis à l'établissement de transfusion sanguine ou au dépôt de sang, avec la demande de produits sanguins labiles Un exemplaire est utilisé lors de la vérification de la conformité du produit livré, puis est ensuite archivé dans le dossier transfusionnel 3. Fiche de distribution nominative La fiche de distribution nominative est émise par l'établissement de transfusion sanguine ou par le dépôt de sang, à partir de la prescription et des documents transmis. Elle accompagne la distribution des produits sanguins labiles dans le même emballage Elle est utilisée lors de la vérification de la conformité des produits livrés Elle peut comporter une partie relative à la traçabilité lorsqu'aucun document spécifique n'existe à cet effet Un exemplaire est archivé dans le dossier transfusionnel 4.

Dès lors qu'une opération archivistique est effectuée par un utilisateur dans le cadre d'une opération, celle-ci est tracée (versement, demande de consultation papier et/ou électronique, réintégration, insertion, intégration, gel, transfert et opération de traitement du sort final). Les données référencées correspondent à l'utilisateur, son service, l'opération en question, la date et l'heure de celle-ci et sont affichées sous la forme d'un historique ou timeline. Cet historique permet de connaître à tout moment la vie de l'archive et de consulter les opérations associées. Cet historique des opérations est paramétrable de manière à s'afficher selon les profils des utilisateurs. Une traçabilité technique avec la mise en œuvre de l'audit-trail La mise en œuvre de l'audit-trail est proposée dans le cadre des archives papiers et intégré dans le cadre de l'archivage électronique. Complément essentiel de la traçabilité fonctionnelle sur les opérations, l'audit trail s'inscrit comme le cerbère de l'application.

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