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Monday, 22 July 2024
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L'émargement digital de la feuille de présence est sécurisé et certifié de différentes manières: - Nos PDF sont validés RGS*, un certificat numérique délivré par l'autorité nationale (ANSSI) qui en garantit la sécurité. - L'archivage des documents émargés est réalisé dans un coffre-fort numérique pour une durée de 5 ans minimum (option ajoutée sur demande). - Notre attestation de conformité permet d'éliminer tout risque de contestation. - L'émargement de la feuille de présence par les stagiaires s'opère à l'aide d'identifiants personnels ou en présence des formateurs. De plus, notre solution permet de respecter les besoins de tous les intervenants et confère une totale transparence à nos échanges. Intégrations pour la visioconférence et le SSO La formation à distance et la digitalisation s'accélérant depuis la crise de la COVID, nous avons intégré des solutions de visioconférence dans notre application. De même, pour faciliter la connexion en ligne, Bienvenue formation intègre les systèmes d'authentification principaux (SSO).

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Pour être considérée comme preuve, la feuille d'émargement ne doit pas être entachée d'irrégularité. C'est dans une décision en date du 20 avril 2021, que la Cour Administrative d'Appel de Nantes en a rappelé de principe. Dans les faits, un contrôle a été opéré par la DIRECCTE sur une société concernant les années 2013 et 2014. Les contrôleurs ont remarqué que la majorité des signatures apposées sur les feuilles d'émargement étaient similaires. Pour autant, les signatures d'un stagiaire divergeaient entre différentes sessions de formation. L'agent de contrôle ayant eu accès à tous les documents pouvant prouver la réalisation des formations, a également vérifié la conformité des factures avec les émargements. De plus, certaines participations ont été facturées sans que les salariés concernés aient signé les feuilles d'émargement. De même, la signature du formateur était différente d'un document à l'autre alors que les formations étaient supposées être animées par le même formateur. Pour rappel, la feuille d'émargement doit établir l'action de formation et le nom du formateur.

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En effet, l'article du R 6313-3 du Code du travail oblige le « dispensateur » à certifier de la formation par « tout élément probant ». Notre document créé automatiquement prend en compte le nombre d' heures de formations signées et suivies par le stagiaire. Cependant, certains organismes financeurs (OPCO) exigent toujours en complément la feuille de présence dûment émargée. questionnaires de satisfaction Une fonctionnalité de l'application permet la réalisation et l'émission de questionnaires de satisfaction une fois le programme de formation terminé. L'envoi automatisé ou manuel peut être anonyme ou nominatif. Vous avez la possibilité de de créer un nombre illimité de questions et de les découper par page afin d'augmenter le taux de réponse. Vous avez également le choix dans la présentation des réponses: notes, choix multiples ou libres, etc. Enfin, les résultats sont accessibles à l'équipe administrative et peuvent être partagés avec les formateurs. Le respect des critères Qualiopi La qualification Qualiopi est obligatoire depuis janvier 2022 pour tous les « prestataires d'actions concourant au développement des compétences ».

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Cette différence de signature a également été repérée par l'agent de contrôle pour un stagiaire sur plusieurs sessions. Enfin, certaines feuilles ne comportaient pas la signature de stagiaires dont la participation avait cependant été facturée. L'agent de contrôle va également vérifier le contenu de la feuille d'émargement: devant permettre d'établir la réalité de l'action de formation, elle doit porter mention du nom du formateur et l'intitulé de la formation. Il doit par ailleurs y avoir une analogie entre les mentions portées sur les feuilles d'émargement et les autres documents produits (contrats, factures, …).

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Des feuilles d'émargement partiellement "fausses" selon la DIRECCTE Nos interlocuteurs de la DIRECCTE sont formels: les organismes de formation ne devraient pas faire signer de feuilles d'émargement pour les cours d'anglais en ligne. Elles sont techniquement illégales, puisque le professeur n'était pas présent avec le stagiaire, et ne peut donc pas contresigner le travail réalisé par celui-ci. Les organismes de formation sont-il donc accusés de produire en série des faux? La DIRECCTE se montre compréhensive: n ous comprenons très bien que les organismes de formation ne seront pas payés par les OPCA s'il ne font pas signer ces documents... Et pourtant, ce n'est pas conforme au droit du travail. Pour les heures en ligne, il faudrait produire des attestations de connexion, de résultats, des décomptes informatisés, tout un faisceau de preuves que le travail a bien été fait mais... pas une feuille d'émargement! Chez VICTORIA'S English, notre principale fierté, c'est de produire des gens qui sont heureux d'y arriver et réussissent leurs certifications d'anglais.

Ces systèmes de signatures de feuilles de présence de formation à distance sont à distinguer des solutions de signatures de contrats. Les signatures de contrats requiert plus de sécurité et des certificats différents. Par ailleurs, leur prix est bien plus cher que les solutions spécialisées dans l'émargement lors de formations à distance. Edusign est une solution qui permet de faire émarger les apprenants en ligne. Ce qui permet de générer des attestations de présence et des feuilles de présence de formation à distance. Feuilles de présence digitales Inscription gratuite ✔14 jours gratuits ✔ Aucune carte de crédit requise ✔ Accès complet Quels sont les différents modes de signature? En utilisant une savez ce qu'est une solution d'émargement en ligne, il faut trouver la bonne solution pour votre besoin. Ainsi, différents modes de signatures existent, à distance comme en présence des apprenants. Le QR code est une solution sécurisé qui permet aux apprenants de signer via la caméra de leur smartphone.