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La réaction des fans
Comment faire une note de frais? Lorsque vous faites une note de frais, il est important de vérifier que les informations suivantes sont bien indiquées: identité du salarié ayant engagé la dépense; date de la dépense; nature ou catégorie des frais (repas, déplacement, etc. ); lieu de la dépense; moyens de paiement utilisés; montant dépensé (HT, TTC); montant de la TVA. 💡 Bon à savoir: pour ne pas commettre d'erreurs, il est recommandé d'utiliser un modèle de note de frais. Comment gérer les notes de frais? La gestion des notes de frais est un processus long et fastidieux. Vous pouvez recourir, pour remplir vos notes de frais, à un modèle pour ne pas commettre d'erreurs. Sachez qu'en tant qu'employeur, vous pouvez accepter ou refuser les demandes de remboursement de notes de frais. En outre, vous devez définir la politique de traitement des frais professionnels au sein de votre entreprise. Par ailleurs, il est important de vous assurer que le traitement des notes de frais est conforme à la réglementation fiscale et comptable.
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Exemples: Les frais d'hébergement: pour qu'une dépense d'hébergement soit considérée comme frais professionnel, le salarié doit se trouver à plus de 50 km de son domicile ou à plus d'1h30 de voyage en transports en commun. Les frais de repas au restaurant: des colonnes pour le motif de l'invitation ainsi que le nom de chacun des invités doivent être ajoutées sur un modèle de note de frais pour restaurant. Les indemnités kilométriques: on doit retrouver sur la note de frais le motif du déplacement, le trajet effectué et le nombre de kilomètres et enfin le nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé. Voir notre modèle de note de frais kilométriques. Les meilleures alternatives à un modèle de note de frais Plutôt que d'utiliser des modèles de note de frais et de devoir les personnaliser, d'autres solutions existent pour gérer vos notes de frais encore plus efficacement. Les logiciels de notes de frais traitent ainsi l'ensemble du processus, de la création de la note de frais à son remboursement.
Gain de temps, économies, sécurité des données, simplification du processus, ces outils modernes et intuitifs ont de quoi convaincre. Tout comme Jenji, N2F permet par exemple de scanner son justificatif de dépense où que vous soyez grâce à l'application mobile. Il est ensuite traité automatiquement grâce à la technologie d'OCR. Pour garder un oeil sur les frais professionnels de son entreprise, la start-up Mooncard propose en plus des cartes bancaires professionnelles dédiées aux dépenses professionnelles. Certes, l'utilisation d'un logiciel vous coûtera quelques euros par mois, mais le temps gagné sur cette tâche chronophage qu'est la gestion des notes de frais rentabilisera vite la dépense. Sans parler des fonctionnalités complémentaires qu'ils offrent comparé à une note de frais faite sur modèle: exportation comptable, intégration avec des logiciels comptables, archivage à valeur probante des justificatifs, … Comparez les logiciels de note de frais Trouvez le logiciel adapté à vos besoins et votre budget Autre option, vous pouvez aussi confier toute ou partie de la gestion de vos notes de frais à un expert-comptable.