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La dématérialisation est un bon moyen pour adopter la démarche « Zéro papier », car le document ne passe pas par la case impression et est généré directement en document numérique (facture, fiche de paie, contrat, etc. ) via les logiciels métiers. Les défis et les avantages de la dématérialisation Lorsqu'une entreprise fait appel à la dématérialisation c'est généralement pour répondre à deux grands défis. Dématérialisation des processus en. D'une part pour digitaliser les processus métiers et digitaliser les flux documentaires et d'autres part pour automatiser intelligemment les processus métiers pour facilité le travail des collaborateurs et leur permettre de se concentrer sur des tâches à réelles valeurs ajoutée. Une fois relevés, ces défis offrent à l'entreprise des avantages multiples, comme par exemples: Gain de temps vis-à-vis du traitement papier et réduction des coûts associés Modification des documents à distance Accès rapide à toutes les données Réduction du nombre d'erreurs de saisies Traçabilité et indicateurs de performance Gain de temps et de productivité grâce à l'automatisation de certaines tâches Cette liste est bien entendu non exhaustive car les avantages sont directement liés au projet de dématérialisation.
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Les éléments qui constituent un workflow de dématérialisation sont généralement: le document manipulé (demande d'achat, réservation d'une ressource, dépose d'une RTT... ) les états du document les droits d'accès liés au document les notifications emails La dématérialisation d'un process revient à modéliser tout le cycle de vie du document électronique avec ses changements d'état, ses acteurs, ses alertes etc. La dématérialisation, un tournant à prendre pour les entreprises. GED et dématérialisation La digitalisation de vos process métiers fait partie intégrante d'une Gestion Electronique de Documents Open Source. A la différence des autres rubriques nous parlerons ici moins de disponibilité, classement, indexation ou de recherche de documents pour se focaliser sur la numérisation de processus manuels et papiers dans un objectif de gain en vitesse, traçabilité et efficacité.. Qui ne souhaite pas améliorer sa productivité en dématérialisant ses processus mais qui hésite car cela lui semble compliqué? Nous essayerons ici de donner une vision opérationnelle, par processus métier, de la mise en œuvre et des bénéfices de la dématérialisation.
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Par exemple, la gestion des contrats de travail ainsi que de leurs échéances s'effectuent sur le plan numérique. Il en va de même pour l'accès aux données des collaborateurs, la gestion de la paie et celle relative aux congés. Tout est dématérialisé grâce à l'EDI ou l'échange de données informatisées. Que dit la loi sur la dématérialisation en entreprise? La dématérialisation : définition, méthodes et comparatifs. Selon la loi du 13 mars de l'an 2000, tous les documents au format numérique ont la même valeur légale que les versions originales sur papier. En revanche, pour que leur authenticité soit reconnue, il faut qu'ils puissent dûment être identifiés grâce aux spécifications de la personne l'ayant rédigé. Autrement dit, leur intégrité doit être correcte et traçable. Les avantages de la dématérialisation en entreprise La dématérialisation en entreprise offre une réduction des coûts relatifs au stockage des documents papier. Cette solution permet aussi un réel gain de productivité grâce à l'automatisation du traitement des informations. La digitalisation des données offre une meilleure gouvernance des informations et empêche les erreurs ou les doublons.
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Réduction des délais: dans un monde concurrentiel, les entreprises se doivent d'être réactives à tous les niveaux (collaborateurs, fournisseurs, clients, concurrents). L'amélioration de la relation client En 2017, 82% de la population française était équipée d'un ordinateur, 65% d'un smartphone et 40% d'une tablette. La démocratisation des outils technologiques a permis de faciliter les échanges entre les clients et les fournisseurs et a rendu possible l'apparition de nouveaux canaux de distribution. Toujours plus connectés et exigeants, les clients attendent davantage de leurs relations avec leurs fournisseurs de services. Dématérialisation des processus saint. Les entreprises doivent donc s'adapter à ces nouveaux comportements qui ne cessent d'évoluer et développer leur stratégie de marketing relationnel afin de se démarquer et rester compétitives. Néanmoins, la digitalisation de la relation client ne consiste pas uniquement à créer un site internet et à être présent sur les réseaux sociaux. L'enjeu est d'utiliser les technologies afin d'interagir avec les clients, d'analyser les données récoltées et de les exploiter pour répondre aux mieux à leurs attentes.
Contrats de travail, factures clients, bulletins de paie, bons de commande et devis, autant de documents qui peuvent être générés et signés facilement en toute sécurité grâce à la numérisation et à la signature électronique. En choisissant de dématérialiser l'intégralité de son processus d'accord, l'entreprise améliore ainsi ses process, s'offre un gain de temps, réduit ses coûts de fonctionnement et évite les erreurs. Le processus de Dématérialisation. Selon l'étude Total Economic Impact menée par Forrester, l'utilisation de la signature électronique, c'est: 90% d'amélioration du nombre de dossiers incomplets 9, 47 € de réduction des coûts d'impression et de suivi par transaction Un autre impact non négligeable concerne la politique RSE. En effet, la signature électronique permet à l'entreprise de consommer moins de papier, de réduire ses déchets et de participer ainsi activement à la préservation de l'environnement. Une solution de dématérialisation légale et sécurisée La signature électronique est une solution sécurisée et légale.
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