Fiche Métier : Chargé/E De Projet Événementiel - Orientation Pour Tous: Poulailler Mobile Occasion Suisse
SkyPics Studio / Shutterstock Planification: outils et méthodes pour gérer son projet événementiel à la perfection La gestion de projet événementiel consiste essentiellement à organiser les tâches et à coordonner les différents intervenants. Vous devez donc hiérarchiser et planifier les opérations pour optimiser les performances de vos collaborateurs. Le but est de respecter la date butoir et d'atteindre vos principaux objectifs. Selon l'événement, il peut également être nécessaire de planifier le déroulement de la journée elle-même. Quoi qu'il en soit, vous pouvez vous servir des outils de la gestion de projet. Il existe même des applications dédiées aux projets événementiels sur PC, mobile et internet. De plus, les solutions Cloud sont très variées et flexibles. Le rétroplanning orientera par ailleurs le choix de la méthode adaptée. Vous partez en effet d'une date butoir fixe pour distribuer les tâches, établir les plannings, harmoniser les opérations, etc. D'autre part, les représentations visuelles sont vos meilleures alliées pour maîtriser le projet.
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Avoir accès à un logiciel de gestion de projet événementiel deviendra une exigence de tout organisateur d'événement. est un logiciel gestion de projet événementiel destiné aux organisateurs professionnels, associations et particuliers. Facilitateur de création d'évènement, il guide l'organisateur dans la construction de son projet événementiel et lui donne accès à un annuaire de prestataires événementiels. Véritable outil de gestion de projet événementiel, le logiciel aide l'organisateur à monter son budget en intégrant les devis des prestataires qu'il sollicite parmi ceux inscrits sur ce logiciel gestion de projet événementiel. Si le budget est dépassé, le logiciel signale le poste concerné. L'organisateur peut alors modifier le montant d'une catégorie de dépenses, demander un nouveau devis ou décider d'augmenter son budget. Le logiciel de gestion de projet événementiel sécurise l'organisation de votre événement. En effet, les postes budgétaires évoluent à chaque enregistrement de devis des prestataires et le système d'alerte du logiciel attire l'attention de l'organisateur en cas de dépassement du budget prévu.
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Cependant, les échéances seront tout aussi contraignantes, une fois fixées. Vous ne pourrez plus envisager de modifications, notamment en raison des réservations (lieux, matériels, billets…). Avec des décisions prises en amont, il est particulièrement important d'effectuer une étude de faisabilité en gestion de projet. Vous devez avant tout vérifier la possibilité de réaliser tout le travail requis par l'événement durant le temps imparti. Dans la pratique, le chef de projet peut refuser une mission ou demander un report durant les premières phases de l'opération. Cette analyse préalable est aussi utile, même si l'organisateur gère le projet. Pour ce faire, il faudra tenir compte: De la nature de l'événement (sportif, culturel, artistique, culinaire, etc. ); Du public cible et des lieux choisis; Des principales tâches à accomplir; Des intervenants (professionnels et bénévoles); Du budget alloué. Si le projet est considéré comme faisable, la suite consistera à détailler la gestion du temps et des ressources (humaines, matérielles, financières…).
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À quoi ce rendez-vous particulier va-t-il servir? Cela peut être la présentation d'un nouveau produit, l'annonce d'objectifs stratégiques, le partage de savoir sur sujet particulier, etc. Une fois que l'on sait exactement pourquoi l'on construit son projet événementiel, il s'agit maintenant d'établir ses objectifs. S'agit-il de réunir le plus de monde possible afin de prouver la force de la marque? Faut-il attirer de nouveaux clients? Comment peut-on profiter des retombées médiatiques? Voilà quelques questions qui nourrissent la constitution d'objectifs pour les entreprises. Ces éléments serviront à préparer un plan préliminaire. C'est durant cette seconde phase de la première étape que l'on développe le sommaire de l'événement et sa durée. Le choix d'une date, le budget prévisionnel, l'établissement d'une liste de besoins par ordre d'importance, le choix d'un lieu, la réalisation un planning rétroactif sont autant d'éléments à prendre en compte. C'est aussi la phase de discussion avec les administrations et les autorités.
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Définition: le projet événementiel a pour particularité qu'il doit respecter à tout prix une date d'échéance, une date butoir. Ce projet ne peut pas avoir du retard. Il fonctionne donc sur le mode du rétro-planning. Lors des réunions de démarrage d'un projet événementiel, il faut se poser les bonnes questions: A qui s'adresse-t-on? A qui cet événement est-il destiné? Posez-vous les bonnes questions, à qui s'adresse votre événement? Ne vous trompez pas de cible! Où aura lieu l'événement? Trouver un lieu adapté aux objectifs de l'événement: salle de réunion, salle de concert, gymnase, stade, cabaret, théâtre, musée, grand jardin, grand parc, Cité d'artistes, etc Quand aura lieu l'événement? La date choisie est définitive car elle implique de nombreux protagonistes et une réservation de lieu. Dès qu'on a la date de l'événement, un retro-planning peut alors être lancé. La journée événementielle en elle-même nécessite aussi un planning avec le déroulé de la journée et un ordonnancement des intervenants.
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